Робота з документами в хмарі сьогодні не є чимось неймовірним; скоріше навпаки. І серед багатьох доступних опцій Документи Google є одним із найпоширеніших . Ви знайомі з Документами Google?
Якщо ви не знаєте, що це, або ви ще не використовували його з максимальною потужністю, ми допоможемо вам це зробити та відкриємо один із інструментів для використання, особливо якщо ви один з тих, хто багато подорожує або міняти комп'ютери, і він завжди завантажений USB-накопичувачами, DVD, CD та зовнішніми накопичувачами.
Що таке документи Google, документи Google
Документи Google, також відомі як Документи Google, насправді є кросплатформним інструментом ; ресурсом, що пропонується Google, який можна використовувати на комп’ютерах, планшетах, смартфонах тощо. Він розроблений таким чином, що вам не потрібно носити з собою купу документів на USB-накопичувачах, зовнішніх жорстких дисках тощо; натомість вони зберігаються в хмарі. Але їх також можна легко завантажити.
Цей інструмент повністю сумісний з різними типами файлів, будь то текстові документи, слайди, електронні таблиці ... Насправді програми, якими ви будете користуватися, є "клонами" пакету Office. А найкраще - вони безкоштовні. Таким чином, у вас буде Excel, Word, PowerPoint у безкоштовній версії (і ви зможете відкрити за допомогою цих програм документи, які ви створили з цими іншими (та багатьма іншими форматами).
Чому документи Google працюють у мене?
Уявіть, що вам доведеться поїхати у відрядження. Можливо, ви берете всі необхідні документи, але що, якщо ви забули один, і вам не було кому його надіслати? Тоді у вас будуть біди. З іншого боку, маючи документи в хмарі, ви знаєте, що незалежно від мобільного телефону, планшета чи комп’ютера ви зможете отримати до них доступ, завантажити їх, роздрукувати тощо. без будь-яких проблем.
Не тільки це, але Google Docs також має перевагу, якої ви не знайдете в інших : можливість для кількох людей одночасно вносити зміни в режимі реального часу, що робить його ідеальним інструментом для робочих груп або команд.
До цього слід додати, що в ньому є як коментарі (щоб їх додати, так і прочитати), так і чат, щоб поговорити з цією людиною, не маючи залежності від телефону чи іншого чату поза цим інструментом (тому все зосереджено в одному місці).
Те саме відбувається з редагуванням, де ви матимете можливість редагувати, але також запропонувати, змоделювати функцію контролю змін у Word, таким чином, що ви побачите зміни та можливість затвердити чи видалити їх, перед тим, як є частиною остаточного документа.
І якщо ви думаєте, що використання Документів Google буде складнішим через необхідність використання Інтернету, будьте певні, що це не так. Ви можете використовувати його навіть без доступу до Інтернету, оскільки вам потрібно лише додати розширення Google Docs Offline до Chrome та ввімкнути опцію «Офлайн» у налаштуваннях Документів Google. Таким чином, вам не потрібен Інтернет, і всі ваші документи будуть завантажені автоматично, і вам не доведеться ні про що турбуватися.
Як користуватися Google Docs
Якщо після тих, кого ви бачили, вас цікавлять Документи Google, ви повинні знати, що все, що вам потрібно - це мати обліковий запис Google, щоб використовувати цей інструмент. Після того, як ви отримаєте доступ до своєї електронної пошти або навіть із домашньої сторінки Google, вона надасть вам можливість увійти в систему. Якщо ви це зробите, ви побачите, що на ньому буде розміщено логотип із фотографією вашого Gmail.
Далі торкніться дев’ятикрапкового квадрата у верхній частині екрана. Там ви знайдете кілька програм Google , зокрема Документи Google. Просто натисніть «Документи», і все готово.
Будьте обережні, якщо ви не можете його знайти, натисніть кнопку "Більше від Google", і всі інструменти будуть перераховані, хоча це нормально, щоб він з'являвся серед перших, оскільки він широко використовується.
Після входу у вас з’явиться перший рядок, у якому з’явиться новий документ «Почати». Там вони дадуть вам такі шаблони, як резюме, листи, проектні пропозиції, брошури, звіти ... Але також можливість створення порожнього документа.
Якщо ви подивитесь на галерею шаблонів, то, натиснувши її, ви отримаєте доступ до певного меню існуючих шаблонів, якщо вони вам потрібні.
Якщо ви дасте горизонтальні смуги (лівий верхній кут, перед логотипом та словом Документи), ви побачите, що типи документів, які ви можете відкрити, різні: Документи (слово, текст), електронні таблиці, презентації та форми.
І ви можете імпортувати документи або створювати лише ті, які там зроблені?
Якщо у вас вже є створені документи і вони потрібні в цьому інструменті, будьте певні, що у вас не виникне жодних проблем із цим . Вам просто потрібно їх імпортувати. Як? Ми пояснимо кроки:
Подивіться на свій екран. Знайдіть знак "плюс" у нижньому правому куті. Можливо, що на екрані він не з’явиться, тому фокус полягає в тому, щоб рухати мишею вгору і вниз за допомогою колеса, щоб екран змінювався, а потім він з’являвся. Якщо натиснути, це дозволить завантажити потрібний документ із комп’ютера, маятника, зовнішнього диска ... і за лічені хвилини ви зможете з ним працювати.
І якщо вас турбує формат, у більшості ситуацій у вас не виникне проблем, він залишиться таким же, як той, який ви створили поза інструментом; єдине, що може змінитися - це шрифт, але сам формат слід зберігати.
Як поділитися документом із Google Docs
Раніше ми пояснювали, що однією з переваг Документів Google є можливість спільної роботи над документом з кількома людьми. Але для цього спочатку потрібно надати до нього спільний доступ. І так, це так само просто, як і інші функції.
Для цього потрібно натиснути на кнопку праворуч (за допомогою миші, розташованої над документом Google) і натиснути на спільний доступ. Ви отримаєте маленький екран із написом "Поділитися з іншими". Тут у вас є два варіанти:
- Отримайте посилання, щоб поділитися документом.
- Додайте людей, щоб це зробити. Для цього найкраще використовувати електронні листи (але майте на увазі, що вони повинні надходити від Google).
У разі додавання людей це дозволяє вам надати їм доступ для редагування, коментування чи просто перегляду.